header1

NU EVEN NIET!!

Ken je die reclame nog van cup a soup? De manager die rustig wil genieten van zijn korte pauzemoment en gestoord wordt en dan uitvalt? Daarvoor zie je dezelfde manager alle medewerkers langs gaan en vol begrip informeren naar het gevoel van de medewerkers.

Zo is dus de werkvloer. Het ene moment ben je vol aandacht voor elkaar en het andere moment schiet iets volledig in het verkeerde keelgat. Niet alleen bij managers, maar bij iedereen die in teams werkt kan dat gebeuren. Werkstress, vermoeidheid, zwak ziek en misselijk voelen: het zijn soms gevoelstoestanden die ineens de oorzaak kunnen zijn van ander gedrag.

Ook hebben we collegae die constant eenzelfde gedrag laten zien. Zo kende ik iemand in de OR die altijd enorm veel opmerkingen had over de notulen die ik geschreven had. Was er flink tijd mee bezig geweest en vervolgens was het “vaststellen notulen” een agendapunt dat meer tijd in beslag nam dan gepland.

Mijn collega OR-lid wist alle punten en komma’s die verkeerd stonden te benoemen, wist precies de “d’s” en “t’s” die vertypt waren te benoemen en gaf ook vaak nog even aan dat de tekst in de notulen niet geheel overeenkwam met de gesproken woorden in de vergadering. Ik had vaak de neiging om hem te vragen in het vervolg de notulen te schrijven.

Dat gevoel “NU EVEN NIET” heb ik vaak gehad. Gaandeweg heb ik steeds vaker de notulen volledig herlezen, maar dat baatte niet: ik las over zaken heen en eigen woorden herlezen is niet mijn sterkste punt. Blijkbaar begreep ik zo goed wat er stond, dat ik qua taal niet 100% oplette.

Toen ik in aanraking kwam met de Belbin teamrollen, werd mij duidelijk dat met mijn vaardigheden, het zorgvuldig overzien van teksten en nauwkeurigheid niet mijn sterkte punt was. Ook kwam ik er achter dat mijn OR-collega flexibiliteit en grote lijnen zien, niet in zijn vaardigheidspakket had. Hij had als sterke punt dat hij de kleine zaken juist wel zag, “een pietje precies” was en nauwgezet.

Op mijn uitspraak dat ik mij vaak ergerde aan de manier waarop hij reageerde op de notulen, gaf hij aan dat hij zich stoorde aan de in zijn ogen vele fouten in de verslagen. Degene die mij toen bekend maakte met de teamrollen nam ons apart en sprak met ons over de aanvulling die we elkaar konden geven.

Het “pietje precies” had af en toe behoefte aan uitleg van grotere lijnen omdat hij niet over de details kon heen kijken. En ik had behoefte aan de secure detaillistische insteek bij zaken. Leo, de coach, gaf aan dat het simpel op te lossen was, als we elkaars aanvulling zouden erkennen en ook gebruiken. We besloten om de notulen voor deze naar de OR te sturen eerst naar mijn collega te sturen om ze te laten corrigeren.

Het was inmiddels gebruikelijk dat bij het agendapunt “verslag vorige vergadering”, bijna de gehele OR zich richting het OR-lid draaide om te horen wat er allemaal mis was in de notulen. Ook de eerstvolgende vergadering gebeurde dat. De voorzitter begon met tekstuele behandeling van de notulen. Nadat bladzijde 1 en 2 waren gepasseerd zonder opmerkingen, vroeg de voorzitter aan betreffend lid, wat er aan de hand was. Het antwoord was fenomenaal: “tot nu toe heb ik nog niets ontdekt dat verkeerd staat”.

Na alle 7 pagina’s tekstueel besproken te hebben (geen opmerkingen) en ook de opmerkingen geïnventariseerd te hebben “naar aanleiding van”, vroeg de voorzitter wat er aan de hand was. Wat normaal zo’n 10 tot 15 minuten in beslag nam, was nu binnen 2 minuten klaar. Dat vond de gehele OR wel erg apart.

We hebben de OR uitgelegd dat wij de vaardigheden van elkaar hebben benut om samen de notulen te maken. Ik schreef ze en hij corrigeerde ze, voor ze naar de OR gingen. Een duidelijker voorbeeld van de aanvulling van teamrollen aan elkaar hadden we niet kunnen geven. We hebben daarna ook in de OR de Belbin-teamrollen nogmaals besproken.

Dat leidde tot een andere verdeling van de commissies, een verdeling van OR-leden die in eerste instantie met zaken aan de slag gingen en mensen die de antwoorden op de aanvragen schreven en corrigeerden. Het leidde tot een betere communicatie en samenwerking in de OR.

Maar je moet het wel accepteren en niet reageren met : NU EVEN NIET!! Dus als je verschillen tussen jou en jouw collegae ziet, ga op onderzoek uit naar de vaardigheden van de ander en geef aan: NU EVEN WEL!!!
Eigenlijk kun je zeggen in teams en samenwerkingsverbanden: leve het verschil !!